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默里·爱德华兹学院
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会员数据保护

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我们如何使用您的个人信息

默里·爱德华兹学院致力于尊重员工的隐私,确保个人资料,我们保持你在一个公平,透明的方式按照数据保护法1998年和一般的数据保护法规进行处理。

该声明解释了如何默里·爱德华兹学院(“我们”和“我们”),我们收集有关我们的工作人员处理和使用信息(“你”和“你”)。为了这些目的,“工作人员”是指包括员工,工人和临时工和承包商(如本科监事,即席或临时餐饮服务人员等)

为您的个人信息提供给控制器是默里·爱德华兹学院,剑桥,亨廷顿路,剑桥,CB3 0df大学。负责在发行时的数据保护,以及谁是负责有关的个人信息保护监督遵守相关法律的人的人,是总务长(抢霍普伍德) - bursar@murrayedwards.cam.ac.uk

如何您的数据由默里·爱德华兹学院

从广义上讲,我们使用您的数据与学院管理您的就业,包括为您提供您的报酬和法定福利,管理您的角色,它的性能,并支持你作为雇主,以及履行我们的有关法定义务你的就业机会。

对于大多数我们会要求您提供个人数据,处理它,除非另有说明法律依据,是履行 劳动合同 我们认为与您联系。我们收集由新加入者形式的手段,我们请求你在你的工作的开始,完成从你这个数据,加上以后的通信与你,如更新您的个人资料。

与你的就业方面,一些我们所收集的数据和流程的是让我们能 履行我们的法定的法律义务。这个数据被收集在你的工作的开始和你的就业期间更新,其中包括:

  • 您的个人身份和联系方式 (全名,出生日期,性别,邮寄地址日期,NI号) 通知你的工作与我们的HMRC;
  • 你的工作就在英国的证据(护照,出生证明,签证)遵守移民法。

种目的,为此我们可能会使用您的个人资料,以履行劳动合同或者在某些情况下,遵守作为雇主的法律义务的,可分为以下几类:

*标记上面和下面用数据*涉及到最有可能由您提供的,或在讨论和商定与您创建的信息。其他数据和信息由学院或,生成其中不言而喻的,由第三方提供的。

  • 确保您有权对学院工作:
    • 您的招聘文件*和信息(包括您的应用程序文件);
    • 与您的招聘其他数据(包括你雇佣的要约及相关信件,引用和你的任何就业前评估);
    • 你的国籍和你在英国*工作权的证据(如护照的复印件);
    • 披露的结果,并限制业务(DBS)检查您(其中有关您的角色)。
  •  支付你,为你提供就业福利:
    • 个人信息*(姓名,邮寄地址,保险号,出生日期,性别等)
    • 您的银行资料。*;
    • 您当前和以前的工资(和其他收入如产假工资,津贴),以及您的纳税信息;
    • 你的养老金计划和政策细节。*;
    • 可能需要您的个人资料,如注册您就业福利*(如健身房);
    • 病证,以确保您得到适当支付公司或法定病假工资*(基于中gdpr第9条(2)的条件(b)我们对这些数据的处理,因为这可能被归类为特殊类型的数据);
    • 你的车登记在学院停车场*(如适用)停车;
    • 你和大学之间的对应关系,并且学院合法处理目的的授权员工之间,与你的工资和其他报酬,退休金和福利。
  • 支持你的工作和你的角色你的表现:
    • 个人信息*(姓名,联系方式(电话,电子邮件,工作和个人);
    • 您目前的职位描述和以前的任何职位描述;
    • 您现在(和任何以前的)就业和相关信件的合同;
    • 任何职业健康评估,医疗您提供的信息与您开展你的角色,你可能需要*任何相关工作要求的能力; (我们立足于gdpr第9条(2)的条件(H)提供了这样的数据的处理,因为这可能被归类为特殊类别的数据,);
    • 可能决定你的餐或其他要求为大学社区的一部分,任何相关的饮食或宗教要求(我们立足于gdpr第9条(2)的条件(a)我们对这些数据的处理,因为这可能被归类为特殊类别数据,);
    • 你的培训和发展的需求,要求和资格*
    • 任何法律义务,你可能会被要求参加为您的角色的一部分。
  • 管理人力资源相关的流程,包括缺勤的记录,你的表现定期评估,并在必要时进行调查或审查到您的行为或表现:
    • 你*为提供您的高校安全保卫卡,并为员工的照片板在某些情况下,该学院的网站上的照片;
    • 您的首选紧急联系人的详细信息*(姓名,关系到你和联系方式),这样我们就可以在你出事儿了,或者我们无法达到你的事件与他们联系;
    • 您的感应程序及其完成的记录;
    • 与直线经理的绩效考核记录;
    • 记录,在适用情况下,任何调查或审查到您的行为或表现的;
    • records of Health & Safety matters or incidents so that the College can comply with its obligations under Health & Safety law and can maintain a safe and healthy working environment;
    • 角色的记录,你可能会代表学院进行例如在急救人员的能力;
    • 从工作(包括但不限于年假,病假,育儿假和丧假)缺勤记录
    • 你和大学,以及成员和大学的工作人员,就与你的就业的事项及相关事宜(包括但不限之间局限于改变职责,责任,福利,退休,辞职或离开大学之间的对应关系,个人和专业的参考由学院对您或第三方在您的要求提供)。
    • 你的职位是如何资助的细节。
  • 确保你适合做信托的某些位置。
    • 对于某些职位,我们可以使用的信息披露和限制服务(DBS)/披露苏格兰以帮助评估你是否适合信任的位置。如果是这样的话,我们会明确这一点给你。证书和状态检查信息只用于特殊用途,我们提供关于正确使用,处理,存储,保留和证书和证书信息的破坏实践的DBS代码完全符合,承认这是犯罪行为传递谁没有资格对任何人这个信息接受它。
  • 泄露您的个人信息给外部机构,如法律允许或要求
    • 例如提交给国家统计办公室
    • 例如警察,你应该参与犯罪活动或刑事调查

在少数情况下,我们行使我们的 合法组织利益 在收集和/或处理数据。这可能包括 您使用或卷取由我们提供的任何福利计划的记录,以使我们能够监测审查这些效益的成效,并确保福利计划代表钱(包括你和我们)很好的成绩,你不要滥用你的权利。

在少数情况下,我们可能会监控社交网站,以确保符合商定的计划,如在家办公的协议,但我们只能这样做,如果我们有您提前告知,我们可以这样做。在几乎所有其他方面我们不会监控与您的任何个人资料的社交媒体网站,但是,如果这些方面都引起了我们的注意,并使人对你的行为的担忧,我们可能需要考虑它们。我们的社交媒体指南,请访问: //www.murrayedwards.cam.ac.uk/。我们也对我们的大学网站,其中将捕获的画面操作央视。我们的实践央视代码可用 这里.

请让我们知道的任何疑虑或疑问,你可能拥有与这些目的,或我们如何与你沟通。

我们一起分享你的数据谁

我们与分包代理,并与相关政府监管机构(如税务及海关总署或国家统计办公室)共享相关个人资料。

我们还与福利提供者例如分享您的相关个人资料你的养老金提供商。

我们还分享个人身份资料(您的姓名和出生日期)与剑桥和/或其组成机构的大学,例如,为了与它的信息系统部门注册您的IT帐号,或者给你访问既高校图书馆和正规的赌博站图书馆,或摄政房子的成员。

我们也可以用保持联络大学的培训部门,并同样与任何第三方培训人员,包括场合您的姓名和角色的细节,为您提供培训内容涉及您的角色。

我们不记名的基础上,还份额与就业有关的细节与专业顾问,并与校际机构评估和监测公平分级,薪酬和就业的做法。

就业有关的数据可以共享,再次匿名不可识别的基础,并经常在汇总格式,用于监测平等机会的目的外部机构。

信息不与其他第三方未经您书面同意,比由可公开获得你的姓名,作用和就业联系信息等共享。通常,个人数据不共享欧洲经济区以外。

我们如何存储数据

我们认为您的雇用期限,此后长达12个月的电子和硬拷贝的所有信息。纸版信息存储在上锁的橱柜或机柜和上锁的房间。以电子格式数据存储在密码保护。

最初的12个月后,我们持有的电子和硬拷贝存档的个人数据一般与大学结束你们的关系后,不超过10年。我们有权保留个人数据比上述地方很明显,有必要做这样规定的期限较长的权利(例如,在一个主要的健康或人身伤害事故时,记录可能需要保留长达40年)。

详细介绍我们认为将是:

  • 个人信息,包括姓名和您所喜欢的个人联系信息*(如果我们仍然有这些);
  • 你以前的工资和其他收入,养老金和你在法定税收支付的金额;
  • 与直线经理的绩效考核记录;
  • 缺席与考勤记录
  • 记录,如存在任何调查或审查到您的行为或表现的;
  • 你离开的理由和任何相关的信件;
  • 我们已经写了之后你的工作与我们的任何引用;
  • 大学内举行的角色(在某些情况下,会员可能会被要求批准他们因其他原因数据的保留,对高校的历史例如档案记录);
  • 有关情况,并任命可以由议会批准选举,其中的细节信息可以保持理事会的议程和永久分钟之内。

您的权利

您有权利:要求我们访问,整改或您的数据的删除;限制处理(待定校正或缺失);并要求以电子数据的传输给第三方(数据迁移)。有些权利是不是自动的,我们保留与您讨论为什么我们可能不会从你的请求符合行使他们的权利。未能提供合理要求的,你的信息可能导致由学院,这可能最终导致您的解雇就业所采取的纪律处分。您保留在任何时候都有权在以提出有关我们与信息专员办公室你的个人资料管理投诉 //ico.org.uk/concerns/

最后更新时间:2018年,人力资源