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默里·爱德华兹学院
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记录管理

主要内容页

记录管理策略

通过:2020年4月
审核日期:借项2023

 

政策声明

默里·爱德华兹学院将有效地管理其记录,以支持其核心职能,履行其法定义务,促进高校的有效全面管理,并允许将要创建一个相应的存档。此文件提供了政策下的政策和职责范围的进一步细节。

政策和定义的范围

此政策适用于他们是由该学院在代表大学或其相关社会履行其职责的过程中所拥有和创造,获得或维持由研究员,工作人员,学生和外部第三方的所有记录。它并不适用于研究员的大学或教育部门或研究记录或学生的个人学习,教育或研究记录。

“记录”的定义,包括硬拷贝文档,电子邮件和其他电子文件促进学院的业务“形成记录业务活动的证据的任何文件或数据”。他们一直为我们的交易和活动的证据。

“档案管理”被定义为“负责高效,系统化控制的创建,接收,维护,使用记录和处置管理领域”。学院的记录一个很小的比例,将选择永久保存作为学院档案的一部分,历史研究,并作为学院的活动的一个持久的纪录。

责任

高校 通过安理会作用具有企业社会责任,以保持符合法律法规要求的记录和学院的记录系统。信息和通信战略委员会将审查和执行政策的责任,委托日常负责总务长。

在档案和记录管理 负责制定良好的记录管理实践的指导,推动政策的遵守和半流记录存储器的全面监督(可控硅),其中不再需要在某一天到一天的基础上记录存储。从可控硅的档案记录运动也落在档案和记录管理的责任。

个别员工 有责任确保他们的记录是其活动的准确和完整的记录。他们还必须确保他们的记录创建,管理并按照学院的档案管理指引处理。

委员会秘书 负责确保该委员会的业务的全部记录(包括议程,文件(在会议之前或提交),分委员会函授)保存为最终纳入高校档案。

与其他政策的关系

这个政策已经制定的政策的高校下列语句的上下文中:

指导和程序

记录上使用将由档案和记录管理器创建和传播到所有受这项政策影响的可控硅管理指引和指导。在档案和记录管理器直接过渡期内联系或登录网站 //bcs.jiscinfonet.ac.uk/he/ 关于在高等教育部门创建的记录保留期限的建议。

直线经理都需要实现按照准则的程序,以确保遵守这一政策。

往来

在档案和记录管理器总是乐于在大学内记录管理的任何方面提出建议。对与数据保护和信息,请联系总务长的自由方面。

丽莎·哈钦斯
档案和记录管理
01223 762297

抢霍普伍德
会计员
01223 762247